営業にとって欠かせないのが営業リストですよね。

しかし、単純に営業リストと言っても企業戦略や目的によって必要となってくるデータは違ってきます。

今回は、それぞれの戦略や目的に応じたリストの設計方法について解説していきたいと思います。

営業リスト設計の重要性

まずは営業リストの設計がなぜ重要なのかを順を追って解説していきたいと思います。

■そもそも営業リストとは

企業が利益を追求する集団である以上、いかに効率的に営業を行っていくかはどの企業にとっても大きな課題になっています。

その中で、営業担当者の日々の活動の根幹をなすのが営業リストです。

新規取引獲得や既存先の取引拡大など目的はさまざまですが、アプローチをしたい企業の情報が一覧化され、毎日の業務をサポートしてくれる存在です。

営業担当者はアプローチに当たって必要な事前情報をリストから短時間で頭に入れることができるため、業務の効率化が図れます。

また、会社内でリストを共有化すれば営業担当者がアプローチした結果や相手の反応などを他の担当者も把握できます。そうすることで、部署のこれからの方針や企業全体の戦略立案にも役立つ可能性もあるのです。

このように、営業リストとは営業マンのみならず会社全体の業績にも影響を及ぼす重要なアイテムであり、上手に使いこなせれば売上アップなど大きな成果にも繋がるものなのです。

■営業リストの設計とは

今回の記事ではそんな重要アイテムである営業リストの設計についてお話をします。ここでいう「設計」とは、営業リストを作成していくうえでのひな形を指します。

企業にアプローチをかけるに当たって、必要となってくる情報にはさまざまな種類のものがあります。

その中で、営業リストの活用方法、営業の手法によっては使う情報と使わない情報が出てきますよね。

例えば、テレアポ専用の営業リストには電話番号は必須情報ですが、住所については正確なものがなくても問題はないでしょう。

一方で、訪問営業の場合では住所の記載がなければ会社にたどり着くことができませんよね。このように営業リストの用途に応じて、必要となる情報も変わってきます。

そのため、どの情報が必要になるのかを事前に整理してひな形を作っておく「設計」は、効率化の観点からも大切になってくるのです。

■営業リストの設計は営業戦略の一部

こうした話を聞くと、「できる限り多くの情報を集めておけばいいんじゃないか」と思う人もいるでしょう。

確かに営業担当者側から見ると、できるだけ多くの情報が載っていた方がいざというときにも安心で使えるリストだと感じるかも知れません。

しかり、作成者側から見ると決してそうではありません。

企業情報はホームページなどから簡単に手に入るケースもありますが、細かな情報となるとインターネットを詳しく調べるだけでは足らずに、業界誌などにも検索範囲を広げる必要が出てきます。

そうした手間と時間をかけても、結局使わなかったとなればその作業はすべて無駄となり、企業全体としてはコストだけを支払うはめになります。

とりあえずと幅広に何でも情報を集めようとするのではなく、どういう情報が本当に必要なのかを取捨選択することは、何に力を入れて営業活動を行うかにも直結します。

そのため、営業リストの設計とは、その会社の営業戦略の一部とも言えるのです。

営業リストの設計は営業手法によって異なる

営業リストの設計について理解が深まったところで、具体的な設計方法について見ていきましょう。

■営業手法によって営業リストの内容は変わる

これまで述べてきたように、リストの内容はどういった営業手法を取るかによって大きく変わってきます。SNSやインターネットの活用によって営業手法も次々に新しいものが生まれてきています。

すべての営業手法について見ていくことはできませんが、多くの企業でメインとして使われている手法に絞ってリスト管理を見ていきましょう。

■営業手法に合わせた営業リストの設計

4つの営業手法ごとに見ていきましょう。

①飛び込み（訪問）営業

相手方と面談の約束がない状態でいきなり会社へ訪問して営業を行う方法です。これに必要となってくるのはやはり会社の住所でしょう。

相手企業が小規模で事務所が一つしかない場合は所在地のみでも問題ありませんが、ビルの中でいくつものフロアに分かれている場合には、担当部署が何階に入っているかまでの詳しい情報も必要になってくるでしょう。

さらに、同じ地域に事務所がいくつもあるケースでは、本社に近い機能はどこにあるのか、直接アプローチをかけるべきオフィスはどこなのかについても調べておかないと門前払いされて終わってしまう可能性が高いです。

訪問営業のためのリストでは何といっても訪問する場所についての情報が生命線です。この部分に特化してリストの精度を上げておく必要があるでしょう。

②テレアポ（電話）営業

続いてテレアポ営業です。テレアポも訪問営業と並んで営業手法の代表格でしょう。このリストを作る際に欠かせないポイントは、もちろん電話番号ですよね。

しかし、企業によってはいくつも電話番号を持っている場合があります。なるべくなら担当部署に直接つながるような番号をリストには記載しておきましょう。なぜなら代表電話番号への営業は成功確率が低くなりやすいからです。

代表電話ではまず受付担当者が要件を聞き、そこから担当部署へ回すシステムになっています。そこで営業の電話だと判断されると、担当が電話に出てくれないか、出てくれてもすぐに切られてしまうかもしれません。

そのため、事前に担当部署の電話番号、さらに言えば担当者の名前まで調査することができていれば、担当者と会話をするというテレアポの最初の難関をクリアできる可能性がぐっと高まります。

他にも、ウェブサイトのURL情報も必須になるでしょう。

また、地域を限定したサービスや、特定の範囲に絞った営業をかける場合などには、住所情報も重要な要素になってきます。

③メール営業

3つめはメール営業です。自社製品やサービスの販促メールを見込み先に送信する手法です。

相手方が好きなタイミングでメールを開けられるため押し売りされている感じが少なく、比較的先方とのコンタクトは取りやすい手法です。

しかし、読まれずに削除される可能性も高いため、いかに開いてもらえるかにはテクニックが求められるものでもあります。

リスト作成時の必要事項としては、メールはもちろんのこと、送信頻度や送信時期の管理も重要なポイントになってきます。

定期的に送信されてくるメールには目を通してもらいやすいですし、イベントなどで需要が生まれそうな時期にメールを送るなど読まれるタイミングを作り出す工夫も必要です。

④レター営業

最後はレター営業です。見込み先に対して手紙を書き、相手からの連絡を待つ手法です。

DMのような汎用性のある手紙を一斉に送る場合もありますが、営業担当者が送る場合はその企業に合わせた内容に作り変えてるのが一般的でしょう。

この場合のリスト項目は、住所以外では送付先の詳細な情報と郵送頻度の管理が欠かせません。送付先は担当部署だけでもよいですが、可能であるならば担当者個人の氏名も入れて送る方がインパクトは大きいでしょう。

郵送回数も一回で連絡があることなどほとんどありません。繰り返し内容を変えながら何度も送ることで初めて相手へ熱意が伝わるものです。いつどんな内容で送ったかはしっかりと残しておき、あきらめずに相手への熱意を伝え続けることが大切です。

まとめ

今回は営業リストの設計について解説をしてきました。営業リストはその目的や用途によって、必要となってくる情報が異なります。

すべての情報を網羅したリストを作成することは時間や手間の面からできないので、目的に応じた情報の取捨選択が求められます。今回ご紹介した営業手法は数ある手法のほんの一部ですが、みなさんの企業のリスト作成時の参考になれば幸いです。