FAXを活用した営業活動のためのFAXDM。
そのFAXDMを送付する時に必要となるのが、相手先へ内容や枚数を知らせる「FAX送付状」です。

FAX送付状を正しく作成し送付することはビジネスマナーでもあり、広告の効果を高めることもできます。

本記事では、FAX送付状の書き方や営業DMのコツを解説していきます。
ぜひ最後まで読んでいただき、効率的なFAX営業を実現しましょう！

FAX送付状とは？

FAX送付状とは、FAXを送信する際に1枚目に送る紙のことです。
いきなり文書だけを送信するのではなく、送付状を1枚目に添付することがビジネスマナーでもあります。

また、マナー以外の役割としても、「FAXで伝えようとしている情報を一目で知らせる」ことに役立ちます。
FAXでは確認されるまでに時間差ができてしまう可能性もあり、誰からの文書で、誰に宛てた書面なのかを知らせる必要があります。

FAX送付状に会社名、部署名、担当者、連絡先電話番号やFAX番号を明記し、さらに、用件をわかりやすく短い内容にして「件名」に表記すると良いでしょう。
 FAX原稿の内容を補足するような内容や、アピールできる一言を書くことで、よりFAX営業の効果を高めることもできます。

【営業DMのコツ】FAX送付状の書き方

重要なFAX送付状の記載内容と書き方を以下の観点で説明します。

• 6つの必須項目
• 注意点

順に解説します。

6つの必須項目

FAX送付状には、以下の6項目が必須です。

1. 送信元（作成会社）
2. 宛先 （相手先会社）
3. 送信日
4. 挨拶文
5. 送付合計枚数
6. 送付内容

それぞれ、解説していきます。

送信元（作成会社）

FAX送付状の上部（主に送信年月日の下）にFAX送信元の会社名や氏名を記載します。
会社名、住所、電話番号（FAX番号）、氏名の4点は必ず記載しましょう。

会社名は記載しますが、FAXに印鑑は押印しないことが通常です。
電話番号やFAX番号がないと受取手からの連絡が取れず、トラブルの原因になるだけでなく、営業機会を失う可能性もあります。

宛先（相手先会社）

FAX送付状の上部（主に左上）に、送り先の会社名と担当者氏名を記載します。
もし名刺を持っている場合は、名刺の情報を元に記載しましょう。

会社名、部署名には「御中」、個人名には「様」をつけますが、同時に両方ともつけるのはマナー違反ですので、失礼のないようにしましょう。

送信日

FAX送付状の上部に、送信年月日を記載します。
FAXを保管される会社もあるので、日付だけでなく年月日として記載しましょう。
日付のない送付状は、いつ送られたか不明になり、苦情の原因となってしまいます。

挨拶文

メールではあまり一般的ではないですが、FAX送付状では挨拶文が必要です。
また、頭語と結語として、「拝啓」「敬具」など、一般的にビジネスで用いられるものを使用しましょう。

送付合計枚数

会社のFAXはコピー機で出力される場合もあり、コピーやプリント出力など、FAX以外でも使用されております。

他の文書と紛れてしまうこともあり、全体で何枚であったかわからないとトラブルの原因になります。

1枚目となる送付状に、合計枚数を記載します。
この際、送付状を含んだ枚数なのか、除いた枚数なのか、必ず明確にしましょう。

送付内容

上述した内容を順に記載したあとは、送付物の内容を記載します。

枚数が多い場合などは、送付状で内容の概要を把握できるようにしましょう。
一方で、FAX原稿だけでは伝えたい情報が網羅されていない場合は、送付状で内容の補足を記載しても良いでしょう。

注意点

FAX送付状には、書き方の注意点もあります。

「一目で内容を把握できるようにすること」です。

送付状には、上述したように必ず記載する内容も多くあります。
送り手からすると、伝えたい内容の部分について、より詳細な補足説明やアピール文を書きたくなってしまいます。

しかし、FAXの表紙となる送付状に長々と文章を書いてしまうことは、購読意欲を低減させてしまう可能性もあります。

送付状はより簡潔に、見やすく必要な事項を記載するように心がけましょう。
箇条書きを活用するのも良いでしょう。

【FAX営業のコツ】送付する際のマナー

FAXを送付する際のマナーについて以下の2項目が挙げられます。

• インクの消費量も考慮
• 枚数が多い場合は事前に連絡

順に解説します。

インクの消費量も考慮

FAXは送付先の用紙とインクを消費してしまいます。

枚数が多いFAXであれば用紙代がかかってしまいますし、色を多く用いた原稿の場合は、大量のインクを必要としてしまうでしょう。

紙やインクの消費が多くなりすぎると、クレームが発生する可能性もあります。
受け手の状況を考慮した原稿を作るよう、心がけましょう。

枚数が多い場合は事前に連絡

さらにFAXは印刷時間が必要になります。
企業宛に送付する場合、コピー機にFAXの機能を持たせている場合も多いです。
FAXに長時間費やしてしまうと通常業務で発生する印刷やコピーができなくなってしまう可能性があります。

相手側の都合を考えず送付してしまうと、読まれないだけでなく、ネガティブな印象を持たれる可能性もあるでしょう。

枚数が多い場合は、事前に連絡し、許可を得てから、相手の都合に合わせて送付するようにしましょう。

送付状の書き方に関するよくある質問

FAX送付状について、よくある疑問点を紹介します。

用紙サイズは何がいい？

最も一般的なA4サイズで送付するのが良いでしょう。
FAX送付状の用紙サイズは、A4、B5、A4の1/2サイズなどがあります。

ただし、印刷原稿は送付先の用紙を利用するため、準備されていない用紙サイズで送付してしまうと、うまく印刷されない可能性もあるので、注意が必要です。

手書きでも大丈夫？

上述しました、宛先、差出人、日付、用件、送信枚数などの必要事項が書かれていれば、手書きのものでも問題ありません。

しかし、企業間のやり取りではパソコンで作成した原稿が一般的ですので、基本的にパソコン入力で原稿や送付状を作成しましょう。

効果を高める原稿書き方のコツ

ここまでで、FAX送付状としての最低限の記述内容や注意点を説明してきました。
ここでは、さらにFAX広告の効果を高めるコツを3つ紹介したいと思います。

目的やターゲットを明確にする

まずは、原稿作成前の企画段階で重要視すべき事項についてです。

広告では、大衆にアピールできる内容ではなく、ターゲットを絞って、ピンポイントで購買意欲を掻き立てるような内容にすることが重要です。

営業先となる相手の地域や、業種、年齢、役職、嗜好など、相手が企業の場合は困りごとや解決したい不満などを明確に洗い出しましょう。

また、目的を商品やサービスの購入にするのか、問い合わせにするのか、などゴールを明確にしましょう。

目的に合わせた内容を原稿に記載することが重要です。

伝えたいポイントを絞る

次に、原稿作成時のポイントを説明します。

まず重要なことは、タイトルをつけることです。
タイトルは一目で情報が入ってくる部分なので、ここで全体を読みたいと感じさせる必要があります。
誇張しすぎてはよくありませんが、読み手を惹きつける強いキーワードを使用しましょう。

その上で、記載する内容を絞って記載しましょう。
タイトルに沿った内容を簡潔に記載することで、読み手もストレスなく読み進めることができます。

送付前に読み直す

最後に、送付時のポイントを説明します。

上述した内容で、注意して原稿を作成した場合、そのまま送付先に送ってしまいたくなりますが、ここで少し踏みとどまりましょう。

送付先の方が原稿を見て、本当に興味を持つか、内容を読み、問い合わせなどの次のアクションを起こすまでに必要な情報が記載されているか、再度読み手の立場になり、自ら作成した原稿を読み返してみましょう。
もしくは他の方に読んでもらうことも良い手段です。

そうすれば、意外と修正すべき箇所が見つかり、改善できるでしょう。

FAX営業が不安なら「リスト王国のFAXDM代行サービス」

FAX営業は、上述した注意点やマナーを守れば実施することができます。
しかし、原稿に悩んだり、マナーについて不安になったりされる場合もあるかもしれません。
その時は、外部サービスの利用を検討しましょう。

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原稿の正しい書き方を習得して効率的なFAX営業を！

今回は、FAX送付状の意義や作成にあたってのマナーや注意点、ワンランク上の作成時のコツを解説してきました。

FAXは営業において有効な手段である一方、送付先で印刷用紙やインクを利用することから、より相手の立場になって考えるマナーが重視される営業手法です。

全て丸投げできる「リスト王国」の活用も検討に入れつつ、適切なFAX営業を実現しましょう！